Współpraca z klientem - krok po kroku

Proces współpracy z klientami jest dla nas niezwykle ważny. Od samego początku wspieramy Cię na każdym etapie – od wstępnej rozmowy aż po długofalowe działania marketingowe. Zadbamy o spójny wizerunek Twojej firmy – od opracowania planu, przez projekt logo, przygotowanie tekstów i stworzenie strony internetowej, po wsparcie w materiałach reklamowych. Poniżej opisujemy, jak przebiega nasza współpraca krok po kroku.

Pierwszy kontakt: rozmowa wstępna

Każda współpraca zaczyna się od rozmowy, podczas której chcemy poznać Twoje potrzeby i problemy. Zadzwoń lub napisz do nas i umów się na spotkanie – możemy porozmawiać online albo przy dobrej kawie w wybranym miejscu w okolicach Poznania. Przed spotkaniem poprosimy Cię o wypełnienie krótkiego briefu. Dzięki temu będziesz mógł/mogła zastanowić się nad kluczowymi kwestiami, a nam ułatwi to przygotowanie się do rozmowy. W trakcie swobodnej dyskusji opowiesz nam o swoim biznesie, celach i wyzwaniach, a my uważnie wysłuchamy, by jak najlepiej zrozumieć Twoje oczekiwania.

Oferta szyta na Twoją miarę

Po rozmowie wstępnej opracujemy dla Ciebie obszerną ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb. Będzie ona szyta na miarę – w zależności od ustaleń może zawierać różne elementy naszej oferty. Przykładowo, w takiej personalizowanej ofercie mogą znaleźć się:

• Konsultacje marketingowe – indywidualne doradztwo i burza mózgów nad Twoim marketingiem.
• Warsztaty marketingowe – praktyczne warsztaty, podczas których wspólnie wypracujemy strategię komunikacji Twojej marki.
• Projekt logo i identyfikacji wizualnej – zaprojektowanie logo oraz spójnych materiałów graficznych budujących rozpoznawalność marki.
• Copywriting – opracowanie angażujących tekstów na stronę internetową i inne materiały (oferta, blog, social media itp.).
• Strona internetowa typu „wizytówka” – prosta jednostronicowa strona (one-page) zawierająca najważniejsze informacje o firmie.
• Strona internetowa wielostronicowa – rozbudowana strona www z oddzielnymi podstronami/zakładkami dla poszczególnych sekcji.
• Domena i hosting – rejestracja oraz utrzymanie Twojej domeny internetowej, a także hosting (serwer) dla strony.
• Opieka techniczna nad stroną – bieżące aktualizacje i zabezpieczenia strony w ramach usługi Joomla Assistance (pakiet, który chroni Twoją witrynę, dba o aktualności systemu i regularne kopie zapasowe).
• Materiały poligraficzne – projekt i druk materiałów reklamowych (wizytówki, ulotki, banery itp.), spójnych z wizerunkiem Twojej marki.
• Stała współpraca marketingowa – długofalowe wsparcie w rozwijaniu strony i prowadzeniu działań marketingowych Twojej firmy.

Tak przygotowaną ofertę otrzymasz od nas w formie dokumentu. Masz czas, by się z nią zapoznać – następnie skontaktujemy się, aby omówić szczegóły i odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące zakresu prac. Jeśli któraś z zaproponowanych pozycji budzi Twoje wątpliwości lub chcesz wprowadzić zmiany, omówimy to i doprecyzujemy zakres współpracy.

Ustalenia i podpisanie umowy

Gdy wspólnie dopracujemy ofertę i wybierzesz opcje najlepsze dla siebie, akceptujemy warunki i podpisujemy umowę o współpracy. W umowie jasno określamy zakres naszych działań, harmonogram prac, warunki finansowe oraz wszelkie inne formalności. Dzięki temu obie strony mają pełną jasność co do obowiązków i oczekiwań. Od tego momentu możemy przejść od planów do działania!

Wspólna przestrzeń do komunikacji (CRM)

Aby ułatwić naszą współpracę, tworzymy dedykowaną przestrzeń w systemie CRM (Bitrix24). Otrzymasz od nas e-mail z zaproszeniem – wystarczy się zarejestrować i możesz korzystać z niej przez przeglądarkę lub aplikację (na komputerze czy smartfonie). W tym wspólnym panelu znajdziesz wszystkie ustalenia, zadania, terminy oraz historię korespondencji w formie komentarzy czy czatu, a także będziemy tam umieszczać pliki (np. materiały tekstowe, zdjęcia, projekty graficzne). Dzięki temu wszystko jest w jednym miejscu, łatwo dostępne dla Ciebie i dla nas – koniec z chaosem rozsianych e-maili.

Dodatkowo korzystamy z tablic typu Miro (wbudowane w Bitrix24), które pozwalają na wspólne zbieranie pomysłów i wizualne opracowywanie koncepcji. Na tablicach możemy prezentować np. mapy myśli, szkice układu strony czy moodboardy dla identyfikacji wizualnej. To świetne uzupełnienie komunikacji – możesz obserwować postępy prac i dodawać swoje komentarze w czasie rzeczywistym.

Twoje materiały – klucz do sukcesu

Bardzo ważnym elementem współpracy jest dostarczenie przez Ciebie niezbędnych materiałów zgodnie z ustaleniami. Może to obejmować m.in. pliki z istniejącym logo, teksty (np. opisy usług, historii firmy), zdjęcia produktów lub zespołu, posiadane certyfikaty i inne treści, które powinny znaleźć się na stronie czy w materiałach. Im szybciej i pełniej otrzymamy te materiały, tym sprawniej przebiegnie realizacja projektu.

Pamiętaj proszę, aby przekazywać tylko wyselekcjonowane i najlepszej jakości pliki – takie, które nadają się do publikacji i reprezentują Twoją firmę z jak najlepszej strony. Jeżeli materiały zajmują dużo miejsca (np. wiele zdjęć w wysokiej rozdzielczości), skorzystaj z narzędzi do udostępniania plików, takich jak Google Drive czy WeTransfer. Duże paczki materiałów najlepiej przesłać właśnie przez Dysk Google lub WeTransfer – jeśli nie wiesz jak, chętnie pomożemy. Dzięki sprawnej wymianie materiałów nie będzie przestojów w projekcie, a my szybciej przygotujemy dla Ciebie pierwsze efekty prac.

Etapy realizacji projektu

W zależności od zakresu ustalonego w ofercie, naszą współpracę dzielimy na etapy. Dbamy o to, by każdy krok przebiegał planowo – bez planu nie ma efektów. Oto przykładowy przebieg realizacji projektu krok po kroku:

• Warsztaty marketingowe. Zaczynamy od warsztatów, podczas których wspólnie definiujemy tożsamość marki i kierunek komunikacji. Analizujemy Twoich odbiorców, dotychczasowe działania i wyróżniki marki. Efektem warsztatów jest konkretny plan działania marketingowego, który daje solidne podstawy do dalszych prac – stawiamy na skuteczne działania zamiast przypadkowych kroków.
• Projekt logo i identyfikacji wizualnej. Mając strategię w garści, możemy zaprojektować dla Ciebie logo oraz ustalić całą identyfikację wizualną (kolory, typografię, styl grafik). Najpierw poprosimy Cię o wypełnienie briefu logo, aby poznać Twoje preferencje. Na tej podstawie przygotujemy 2 propozycje logo, które zaprezentujemy na specjalnym spotkaniu (online lub na żywo). Otrzymasz czas na zastanowienie się i zebranie uwag. Następnie wprowadzimy ewentualne poprawki – przewidujemy dwie serie poprawek, aby dopracować znak. Po akceptacji otrzymasz od nas kompletny pakiet logo (pliki w różnych formatach do druku i internetu, księgę znaku itp.). Twoje nowe logo stanie się fundamentem wizualnym dalszych działań.
• Opracowanie treści (copywriting). Gdy mamy już wyznaczony kierunek komunikacji i świeżą identyfikację wizualną, zabieramy się za tworzenie treści. Ustalamy zakres tekstów potrzebnych na stronę (np. opisy oferty, tekst na stronę główną, zakładkę "O nas", artykuły na blog) czy do innych materiałów. Treści tworzymy we współpracy z Tobą – często korzystamy z tablic typu Miro lub dokumentów współdzielonych, gdzie możesz na bieżąco śledzić powstające teksty i komentować. Dobre teksty są kluczowe – pokażą nie tylko, czym się zajmujesz, ale i jak to robisz, w unikalnym stylu Twojej marki. Po akceptacji finalnych wersji treści przechodzimy do kolejnego etapu.
• Projekt i budowa strony internetowej. Mając przygotowane treści oraz materiały wizualne, przystępujemy do tworzenia Twojej nowej strony WWW. Zaczynamy od opracowania prototypu strony – jest to działający w przeglądarce projekt na roboczym adresie (tzw. wersja stagingowa). Taki prototyp pozwoli Ci już na wczesnym etapie zobaczyć przyszłą stronę na żywo – możesz ją przeklikać, sprawdzić układ treści, działanie menu itp. W ramach prototypu przedstawiamy pełen wygląd i funkcjonalności witryny zgodnie z ustaleniami (a jeśli w trakcie pojawiły się nowe pomysły, możemy je jeszcze uwzględnić). Otrzymasz od nas link do prototypu i czas na zgłoszenie swoich uwag oraz poprawek. Gdy zbierzemy wszystkie feedbacki, wprowadzamy uzgodnione zmiany wizualne czy funkcjonalne i finalizujemy budowę strony.
• Publikacja strony i szkolenie. Po zakończeniu prac nad witryną przychodzi moment na premierę online . Publikujemy gotową stronę na docelowym serwerze i domenie – np. pod adresem Twojadomena.pl (jeśli nie masz domeny lub hostingu, pomożemy Ci to zorganizować w trakcie projektu). Zanim jednak strona ruszy pełną parą, przeprowadzamy wewnętrzne testy i upewniamy się, że wszystko działa jak należy. Następnie przekażemy Ci dostęp administracyjny do strony oraz kompletną kopię zapasową projektu na Twoje archiwum. Otrzymasz też od nas krótki film instruktażowy pokazujący, jak obsługiwać stronę od zaplecza – chcemy, aby zarządzanie treścią na stronie było dla Ciebie proste i wygodne. Na tym etapie Twoja nowa strona oficjalnie startuje i może już zdobywać dla Ciebie klientów!
• Materiały graficzne i poligrafia. Równolegle do prac nad stroną lub tuż po jej ukończeniu, możemy zająć się przygotowaniem materiałów graficznych i drukowanych dla Twojej firmy. Mogą to być wizytówki, ulotki, plakaty, roll-upy czy inne materiały promocyjne, które będą spójne z wyglądem Twojej strony i logo. Proces wygląda podobnie – przedstawimy Ci projekty do akceptacji, a po Twoich ewentualnych uwagach nanosimy poprawki. Gdy projekt graficzny zostanie zatwierdzony, zorganizujemy wydruk. Uwaga: w przypadku materiałów poligraficznych, ze względu na ich pełne dopasowanie do Twoich potrzeb, wymagamy płatności 100% z góry przed realizacją. Po opłaceniu zamówienia przekazujemy pliki do drukarni i wkrótce możesz cieszyć się pachnącymi nowością materiałami firmowymi.

Stałe wsparcie i rozwój Twojej marki

Dla wielu agencji stworzenie strony czy logo to koniec współpracy – dla nas to dopiero początek! Firmowe logo i nowa strona internetowa otwierają przed Tobą szereg możliwości dalszego rozwoju. Nie zostawiamy Cię samemu sobie. Pomożemy Ci prowadzić kampanie reklamowe, zadbamy o aktualizacje i bezpieczeństwo strony, wesprzemy w jej obsłudze. Innymi słowy – służymy radą i pomocą w każdym kolejnym kroku. Wspólnie możemy omawiać i wdrażać pomysły na rozwój Twojego biznesu, tak w internecie (np. pozycjonowanie, media społecznościowe, content marketing), jak i poza nim – od reklam outdoorowych po materiały drukowane. Jesteśmy otwarci na stałą współpracę dopasowaną do Twoich potrzeb, aby efekty wypracowane podczas początkowych etapów nie tylko się utrzymały, ale przynosiły Ci coraz więcej korzyści.

Podsumowując: stawiamy na partnerstwo, planowe działania i pełną transparentność w komunikacji. Ty znasz najlepiej swój biznes, my znamy marketing – łącząc te siły, możemy osiągnąć WOW efekty. W każdej chwili jesteśmy gotowi, by odpowiedzieć na Twoje pytania i wspólnie rozwijać Twoją markę. Jeśli jesteś gotów/gotowa, porozmawiajmy o Twoim biznesie – z przyjemnością przeprowadzimy Cię przez cały ten proces od pierwszej rozmowy do wielkiego finału, a potem dalej – ku kolejnym wyzwaniom i sukcesom!