3 sposoby na niezapychanie skrzynki pocztowej

Konfiguracja konta e-mail w programie pocztowym często wielu użytkownikom przysparza problemy, ale jeszcze większym utrapieniem jest zapychanie się skrzynki pocztowej na serwerze.

W tym artykule postaram się przedstawić 3 sposoby, których używam, aby poczta na serwerze nie puchła.

Konfiguracja konta e-mail

Pierwszą rzeczą jest prawidłowe skonfigurowanie skrzynki pocztowej w programie pocztowym. W podanym przykładzie pokażę, jak to zrobić w darmowym rozwiązaniu Thunderbird (dostępne na MS Windows i macOS), ale podobne ustawienia są możliwe w innych programach pocztowych np. w programie mail, który dostępny jest tylko jako wbudowane oprogramowanie sytemowe macOS.

Do konfiguracji potrzebne będą:

• adres serwera poczty przychodzącej np. mail.studioprzylesie.pl;
• port sewera poczty przychodzącej używającego ssl-a np. 995;
• adres serwera poczty wychodzącej np. mail.studioprzylesie.pl;
• port serwera poczty wychodzącej używającego ssl-a np. 587;
• użytkownik (login) - najczęściej jest to adres e-mail;
• hasło do poczty;
• informacja, jakiego rodzaju uwierzytelnianie jest używane (najczęściej jest to hasło);
• informacja, czy na pewno można korzystać z połączenia ssl.

Informacje takie znajdziemy na koncie hostingowym lub u opiekuna, który zajmuje się hostingiem (nasi klienci otrzymują takie informacje od nas, jeżeli sami nie chcą zarządzać kontem hostingowym).

Skrzynkę możemy skonfigurować na dwa sposoby:

• utworzyć konto typu POP -  po skonfigurowaniu takiej skrzynki poczta jest pobierana z serwera na nasz komputer i na nim jest przechowywana; można ustawić opcję, aby maile były usuwane z serwera (nie z naszego komputera) np. po 30 dniach; jeżeli korzystamy z kilku urządzeń do przeglądania tej samej poczty np. komputera i telefonu, to w telefonie będą widoczne tylko wiadomości np. z ostatnich 30 dni, które nie zostały automatycznie usunięte z serwera;
• utworzyć konto typu IMAP - po skonfigurowaniu takiego konta poczta cały czas domyślnie jest przechowywana na serwerze, a na komputerze widzimy tylko podgląd tego, co jest w skrzynce odbiorczej, w wysłanych elementach itp.; minusem takiego rozwiązania jest zapychająca się skrzynka odbiorcza (jest na to rozwiązanie, ale o tym w dalszej części artykułu).

Jaki rodzaj protokołu należy wybrać: IMAP czy POP3?

Protokół POP3 wybieramy:

• jeżeli nie chcemy zapychać skrzynki pocztowej na serwerze;
• mamy jeden komputer główny, na którym przechowujemy pocztę;
• nie musimy mieć dostępu do archiwalnej poczty na telefonie. 

Protokół IMAP wybieramy:

• jeżeli mamy dostęp do dużej przestrzeni na serwerze do przychowywania poczty (minimum 0,5 GB, optymalnie 3 GB / na skrzynkę);
• jeżeli chcemy mieć dostęp do wybranych wiadomości ze skrzynki odbiorczej i na komputerze, i na telefonie;
• chcemy, aby w programie MAIL (macOS) działała prawidłowo funkcja wyślij później oraz usuwanie załączników.

Konfigurowanie konta pocztowego z protokołem IMAP polecam osobom, które wiedzą, jak zmieniać ustawienia filtrowania w programie pocztowym.

Kroki konfiguracji konta pocztowego:  

(program Thunderbird)

• w menu wybieramy odpowiednio thunderbird ->konfiguracja kont
• wybieramy czynności ->konfiguracja istniejącego adresu e-mail
• podajemy dane, w tym adres e-mail i hasło
• klikamy w konfiguruj ręcznie
• wybieramy protokół: IMAP lub POP3
• wypełniamy informacje: adres serwera; port (uwaga - dla konta POP3 i IMAP są różne porty poczty przychodzącej); bezpieczeństwo połączenia; metody uwierzytelnienia; nazwa użytkownika
• po uzupełnieniu wszystkich danych klikamy "utwórz konto i edytuj jego ustawienia"

Jeżeli wszystko zostało poprawnie uzupełnione, powinien pojawić się ekran konfiguracji konta.

W przypadku problemów pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest sprawdzenie poprawności hasła.

Najprościej jest się zalogować do panelu obsługi poczty poprzez przeglądarkę np. przez webpanel: https://webmail.twojadomena.pl.

3 sposoby na niezapchaną skrzynkę

Sposób 1: konfiguracja konta z protokołem POP3

Najprostszym sposobem jest skonfigurowanie w programie pocztowym konta z protokołem POP3 i ustawienie w konfiguracji konta, aby automatycznie usuwał wiadomości z serwera po 30 dniach.​

Sposób 2: konfiguracja konta z protokołem IMAP (bez filtrowania)

Powinniśmy posiadać konto pocztowe z duża pojemnością skrzynki na serwerze od 0,5GB do 3GB na skrzynkę.

Konfigurujemy w programie pocztowym konto z protokołem IMAP.

Korzystając z poczty, powinniśmy na bieżąco usuwać wszystkie wiadomości z dużymi załącznikami. Dotyczy to nie tylko maili przychodzących, ale także maili wysyłanych. W programie mail w macOS możemy skorzystać z funkcji usuń załączniki.

Niestety z praktyki wiem, że jest to dość trudne, ponieważ często chcemy mieć archiwum wiadomości i kłopotliwe jest selekcjonowanie maili do usunięcia.

Nie polecam tego sposobu konfiguracji i obsługi konta.

Sposób 3: konfiguracja konta z protokołem IMAP (z filtrowaniem i regułami)

Najlepsze rozwiązanie wg mojej opinii

Posiadamy standardowe konto pocztowe na serwerze, któremu jest przydzielone ok. 200 MB na skrzynkę.

Konfigurujemy w programie pocztowym konto z protokołem IMAP. 

Warunkiem koniecznym do tego, aby podany sposób zadziałał, jest odpowiednie skonfigurowanie filtrów i reguł w programie pocztowym.

Ustawienie filtrowania

Krok 1 - ustawienie folderu wiadomości wysłanych

W Lokalne foldery tworzymy folder wysłane-lokalnie​

Ustawiamy w konfiguracji konta programu pocztowego, tak aby wiadomości wysłane były przenoszone do folderu wysłane-lokalnie, który znajduje się u nas na komputerze w Lokalne foldery. Dzięki temu cała poczta wysyłana z komputera nie będzie przechowywana na serwerze tylko lokalnie na naszym urządzeniu.

Podobnie ustawiamy dla Archiwum, Szkice i Szablony oraz pocztę niechcianą.

Krok 2 - automatyczne filtrowanie wiadomości

Dla porządku tworzymy potrzebne foldery w foldery lokalne np. zamówienia, bank, newsletter itd. - zależy od rodzaju poczty, jaką otrzymujemy i w jaki sposób możemy ją podzielić na kategorie:

Tworzymy filtry (menu wiadomości->utwórz filtr na podstawie wiadomości), które będą nam automatyzować segregowanie odbieranej poczty np.  jeżeli mam ustawiony adres, na który przychodzą zamówienia Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. , to ustawiam filtr, który podczas ręcznego uruchamiania i pobierania poczty, dla maili, których adresatem jest Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., przenosi do folderu (wcześniej utworzonego) - zamówienia.

(Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. jest to alias na serwerze, który przekierowuje całą pocztę na mój adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.)

W ten sposób tworzymy filtry dla różnych kategorii wiadomości - im lepiej to ustawimy, tym bardziej zautomatyzujemy cały proces. Dzięki takim filtrom przy każdym uruchamianiu programu pocztowego lub sprawdzaniu poczty, maile ze skrzynki odbiorczej będą przenoszone do folderów lokalnych, a tym samym usuwane z serwera.

Możliwości kombinacji filtrowania jest naprawdę bardzo dużo np. po temacie, po nadawcy, po odbiorcy, po zawartości itd.

Krok 3 - pusta skrzynka odbiorcza

Na koniec wprowadzamy regułę (taki nawyk dla samego siebie), aby w skrzynce odbiorczej nie zostawały żadne wiadomości, co najwyżej bieżące tematy.

Wiadomości, które przychodzą (ale nie podlegają automatycznemu filtrowaniu), przenosimy ręcznie do odpowiednich folderów, a te, które mają krótki okres przydatności albo są nieistotne, usuwamy. Dzięki temu mamy uporządkowane archiwum wszystkich wiadomości na komputerze lokalnie, a skrzynka pocztowa nie ulega zapchaniu.

Jeżeli zdarzy się nam coś wysłać z telefonu, gdzie mamy ustawione konto typu IMAP, zawsze możemy wejść w skrzynkę sent (wysłane) i przenieść ręcznie, korzystając z funkcji przenieś/upuść do folderu wysłane-lokalnie, aby wszystko było w jednym miejscu.

WAŻNE

Bez względu na metodę zawsze dbamy o opróżnianie kosza (istnieją opcje umożliwiające automatyczne opróżnianie)!

Dodatek 1: usuwanie załączników z maila

(tylko w mail na macOS)

Przydatną funkcją w programie mail (macOS) jest usuwanie załączników z maili. Sprawdza się idealnie, gdy dostajemy maile z dużymi załącznikami, które mocno obciążają skrzynkę. Wystarczy załączniki zapisać sobie na dysku lub w innym właściwym miejscu (nośnik zewnętrzny), następnie zaznaczyć wiadomość z menu wiadomość wybrać funkcję usuń załączniki. W danym mailu (lub mailach) po chwili zostaną usunięte załączniki, ale informacja o nazwie załącznika pozostanie widoczna. 

Z moich doświadczeń wynika, że dobrze to działa, jeśli mamy skonfigurowane konto pocztowe typu IMAP. Przy konfiguracji typu POP3 nie działało to poprawnie.

Dodatek 2: opcja wyślij później…

(tylko w mail na macOS)

Korzystając z programu mail na macOS (od wersji macOS Ventura 13), mamy możliwości ustawienia wysyłania wiadomości o wybranej porze, np. dnia następnego o godzinie 8:00. Dzięki tej opcji możemy sobie przygotować maile, których nie chcemy wysyłać np. po południu, wieczorem czy w weekend, tylko ustawiamy, aby wysyłka nastąpiła w poniedziałek o 8:00.

Więcej na temat tej konfiguracji znajdziecie w pomocy na stronie apple.com

Z moich doświadczeń wynika, że przy skonfigurowaniu poczty jako konta typu POP3 ta funkcja nie działa poprawnie. Konieczne jest posiadanie skrzynki z kontem typu IMAP.

Osobiście uważam, że jest to bardzo przydatna funkcja, tak samo jak opóźnienie bieżącego wysyłania maila o 30s, dzięki czemu po kliknięciu wyślij możemy jeszcze anulować wysyłanie i wrócić do edycji wiadomości (wielokrotnie już z tego korzystałem).

Podsumowanie

Opisane sposoby na niezapychanie skrzynki mailowej są moimi indywidualnymi rozwiązaniami przetestowanymi na bardzo dużej ilości maili (powyżej 10 tys.) na przestrzeni wielu lat i w kilku programach pocztowych.

Przypuszczam, że można to rozwiązać jeszcze na inne sposoby, jednak osobiście uważam, że zwiększanie objętości skrzynki na serwerze nie jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ prędzej czy później skrzynka ulegnie zapchaniu, a koszty (większa powierzchnia wynajmu na serwerze) będzie niewspółmiernie rosła.

Gdybyś miał/-a pytania w tej sprawie, zostaw wiadomość w komentarzu, chętnie odpowiem, jeżeli będę znał odpowiedź.